En till synes insnöad term inom lean är value stream mapping som översätts till värdeflödesanalys eller värdeflödeskartläggning. Bli inte bortskrämd av namnet för det här är ett väldigt kraftfullt verktyg för att få en ny syn på sitt arbete.
Jobbar du på ett företag som tagit fram en rollbeskrivning för vad du ska göra är det inte långsökt att tänka att du också gör det som beskrivningen säger. När det blir diskussion om förbättringar och ledtider kan man försvara sig genom att säga ”Jag jobbar med mitt: jag hämtar indata där, gör det jag ska och lägger mitt utdata där. Så vad vill du att jag ska förbättra?”
Vill ni få ner ledtider och upp kvaliteten är det ofta i samarbete och överlämningar ni bör starta förändringsarbetet. Och det är här man kan få ny syn på sitt dagliga arbete. Personer förstår mycket tydligare vad som händer efter deras arbetsuppgifter är klara och de får möta personer som får hantera om deras leveranser är undermåligt eller överdetaljerade.
Recept för en värdeflödesanalys
Samla personer som ingår i allt som sker från att ett behov är identifierat tills behovet är uppfyllt. Det kan vara en polis som upptäcker ett brott, tills det är uppklarat av hovrätten. Det kan vara ett mjukvaruföretag som får ett kundsamtal och problem i deras system, tills ny version av programmet finns och är installerat hos kunden.
Identifiera huvudaktiviteter som görs för att hantera behovet. Det kan göras genom att workshopledaren låtsas vara behovet och simulerar att denne åker igenom skaran av deltagare med en kamera på huvudet. Rita pilar mellan varje aktivitet som visar hur behovet åker framåt.
Identifiera aktörer, alltså vilka personer eller roller som gör jobbet i respektive aktivitet. Det är användbart för att upptäcka om det är onödigt många överlämningar.
Identifiera köer där behovet stannar upp för att det är många andra behov som hanteras just nu.
Identifiera ledtider som anger hur länge ett behov behandlas i varje aktivitet, hur länge behovet står i kö och hur länge det väntar emellan aktiviteter. Tiden inuti en aktivitet brukar benämnas värdeskapande, och övriga som icke värdeskapande.
Identifiera feedbackloopar fråga varje aktör när denne brukar få feedback, av vem och hur lång tid det tar från arbetet görs tills feedbacken kommer.
Analys och förståelse
När detta är gjort är grovarbetet avklarat och resultatet kan se ut något så här:
Väl här kan man gott tänka ut förbättringar och jaga ickevärdeskapande ledtider. Jag brukar dock pausa arbetet här och fråga deltagarna om de håller med om att det är så här de arbetar, och hur de kan hjälpa varandra i flödet mer.
Om ni har ett ärendehanteringssystem som visar vart i flödet era ärenden är just nu är det en bra idé att skriva ett ärende per postIT och sätta upp på tavlan där respektive ärende befinner sig just nu. På så sätt syns det tydligt var er flaskhals är eftersom mycket har fastnat där. Då kan ni fråga igen: vad kan vi göra för att hjälpa flaskhalsen. Ta fram två konkreta åtgärder och fokusera på att genomföra dessa innan ni går vidare med mer.
Lycka till med era värdeflödesanalyser!