Synliggörande av arbete

Jag har inte hört talas om ett enda företag som säger sig ha för lite samtidigt arbete. Majoriteten säger istället att de har för mycket att göra och upplever kapacitetsbrist. Rätt nivå av arbete är svår att hitta men om vi kan enas om att vi gör för många saker samtidigt så kan vi börja med att minska mängden. Även om vi inte vet exakt vad som är optimalt.

Min rekommendation är att börja med att begränsa vad som startas. Om ni brukar starta 5 projekt i månaden så välj ut de 2 viktigaste och starta bara de två. De andra tre kommer bara att sakta ner progressen på allt annat pågående arbete.

Synliggör pågående arbete

Steg 2 är att faktiskt förstå vad som försigår i verksamheten och aktivt styra det. Är det stopp i trafiken så behövs en trafikpolis som dirigerar fram bilarna. Är det stopp i projekten så behövs en kontrollfunktion som hjälper till. Softhouse använder metaforen med ett flygledartorn som släpper iväg flygplan först när luftrum och landningsplats är redo.

Kontrollera vad som startas

Därefter är det dags att analysera status för de pågående projekten för att kunna hjälpa dem att bli klara så snabbt som möjligt. Bilden visar 8 projekt som är i status analys, utveckling, test och redo för leverans. Försök att minska detta antal för att få bort merarbete i form av stress och uppgiftsbyten. Med den här tavlan framför sig kan man komma långt.

Pågående arbete

Och det är enkelt att komma ännu längre. Börja med att fråga projekten och uppdragen om de har problem att leverera till sitt marknadsfönster. Synliggör detta!

Arbete som är hindrat eller behöver hjälp

Enkel kapacitetsanalys

Fråga sedan hur många personer de behöver av olika kompetenstyper för att få en grov uppskattning. Synliggör detta! Jämför summan av alla behov med tillgängliga resurser. I det här fallet behövs 40% fler utvecklare än vad som finns tillgängligt, trots att resursallokeringen fanns på plats när projekten startades. Behov kan tydligen ändras.

Behövd kapacitet till projekten

Operativ styrning, varje vecka

Med de här två tavlorna på plats är det dags att skapa ett operativ grupp som en gång i veckan samlas och tar åtgärder för att flödet av projekt och uppdrag ska flyta på så smärtfritt som möjligt.

Veckomöten för att hantera flödet

Glöm inte att samarbeta

Och en sak till. Ni måste samarbeta! Även om ditt projekt kanske har bråttom i mål som hjälper det inte att du piskar på dina deltagare, om det ändå är stopp i leveranssteget. Stressa inte fram till flaskhalsarna utan försök bilda ett led igenom så tidigt som möjligt.

Nästa steg: Lär av historiken i flödet

(detta kommer att lyftas ut till eget blogginlägg snart)
Du kan lära dig mycket om er verksamhet genom att titta på vad som levereras över tiden. Och för att göra detta behöver ni ett ackumulerat flödesdiagram (CFD, Cumulative Flow Diagram på engelska). Ett CFD visar hur mycket arbete som nått olika långt i flödet och man kan där förutse vilka problem som kommer inom ett halvår eller år.

Ackumulerande flödesdiagram

Total mängd pågående och avklarat arbete

Bilden visar att det idag (november 2012) finns ca 80 projekt mellan DP0 och DP5. DP0 innebär i stort att arbete startas och DP5 att det levereras. Den lila och gröna delen anger design och utveckling och här ligger i dagsläget väldigt många projekt. Detta kommer att ge problem senare när mycket ska igenom ”releasetratten” och det gör även projekten i sig långsammare när så många är inne i samma kodmassa.

Ett mer önskat beteende för 2013 är att begränsa mängden pågående arbete och balansera ut flödet så att det inte startas nya projekt förrän de pågående går bra och kan leverera i tid. Mindre mängd pågående arbete ger mindre merarbete och problem, vilket i sig ger fler leveranser.

Information i ett ackumulerat flödesdiagram

Genom att mäta tvärsnittet i grafen kan man se hur mycket pågående arbete som finns. Genom att titta på horizontalen ser man snittledtiden för arbete. I bilden tar det ett år från DP2 till leverans. Om denna tiden anses för lång är diagrammet tillsammans med visualiseringen ovan två väldigt bra dialogverktyg där beslutsfattare och utförare kan hitta gemensamma realistiska lösningar.

Länktips: