Visst, man kan skriva Gantt-scheman över planeringen och man kan skriva kravspecar i kravdokument där man kan spåra olika nivåer av krav till varandra. Jag säger inte att det är fel.. det får du själv känna efter.
Samarbetsverktyg
Däremot säger jag att numera finns det nya sorters verktyg där planering, krav, språrning, uppföljning och rapportering av pågående arbete inte kommer som något som måste göras utan som något som kommer gratis för att man vill ha koll på sina uppgifter.
Trello är ett av de enklaste verktygen för sitt syfte. Jag använder det för att planera 1-3-mansuppdrag. Det finns en uppsjö av liknande program. Välj det som passar bäst för er.
För att förstå mer visar jag en översikt av arbetet som ingår i ett pågående coachuppdrag:
Kommande arbete, pågående arbete och utfört arbete
Längst till vänster ser ni mina kategorier av arbete. De färgerna är sedan använda på alla kort i övriga kolumner för att få överblick av vilken typ av arbete som görs.
Närtidsplanering
Kolumn nummer två är min backlog. Den innehåller saker som jag upptäckt att jag behöver göra men inte planerat in när de ska göras.
In Sprint betyder att uppgifterna är planerade att göras innan 13e mars som är slutdatum för pågående sprint. Jag gillar att planera i sprintar på en månad för att inte fastna i att bara göra det som är viktigast just idag. Men jag tillåter mig att lägga till och ta bort friskt under sprinten.
Kolumnen Doing visar det som jag har för mig just nu. Här kan min uppdragsgivare se exakt vad jag har prioriterat. Och i In sprint ser de vad jag kommer att göra i närtid.
Historik över arbete
Historik med avklarade uppgifter per vecka
När jag är klar med en uppgift flyttar jag den till Done v9. Nästa vecka skapar jag en ny kolumn som heter Done v10. Det blir tydligt för mig när jag blev klar med en uppgift. Skulle jag behöva göra en tidrapport har jag historiken här gratis. Och när det blir dags för ett liknande uppdrag ser jag vilka aktiviteter som gjordes, i vilken ordning de gjordes och i viss mån även hur lång tid de tog (jag började skriva in tid på aktiviteterna i vecka8)
Gantt-schemat då?
Har man många aktiviteter som är beroende av varandra så sorterar man de som behöver göras först, överst i backloggen. Har man många saker som behöver göras samtidigt kan man planera in dem i samma sprint. Man kan med fördel ha en kolumn mellan backlog och in sprint som heter Next Sprint och denna går man igenom med teamet och beställaren så att man får med allt som behöver göras tillsammans.
Behöver vi göra löften om leverans och kostnad gör vi enkla estimat på varje uppgift. Vi ser nu att jag har 35h i backloggen och 38h i in sprint och ongoing. Så om jag ska bli klar snabbare får vi ta bort någon uppgift. Om uppdraget ska fortsätta längre finns det möjlighet att ha in fler uppgifter.
Okej, men kravarbetet då?
De olika korten i bilderna kan flyttas mellan kolumner vilket gör att detaljer man skriver i dem följer med hela vägen från backlog, till sprintplanering, till genomförande och till arkivet.
Text i ett Trello-kort
Alltså kan personer som jobbar på backlognivå lägga in information som sedan går vidare till utvecklaren som då får en övergripande förståelse och därmed kan göra ett bättre jobb och lägga till de detaljer som behövs för att göra jobbet.
Kort och gott ett samarbetsverktyg där informationen görs synlig och flödar mellan de olika personerna som gör jobbet. Är de verktyg ni har idag samarbetsverktyg eller är de enpersonsverktyg?